Moins de réunions sont-elles la clé de la productivité?
Orléans, 11 avril 2024 - Dans la quête incessante de productivité, les entreprises font face à un ennemi bien connu: les réunions excessives et souvent inutiles qui encombrent les agendas des employés. Des recherches récentes mettent en lumière l’impact profond de ces réunions sur l’efficacité des travailleurs et leur satisfaction globale au travail.
Une étude approfondie menée par la société de logiciels Atlassian Corp, impliquant 5,000 travailleurs des États-Unis, Australie, Inde, Allemagne, et France, souligne un problème critique: environ 75 % des réunions sont jugées improductives par les employés. Ces rassemblements échouent à renforcer les connexions, stimuler la créativité ou faciliter la prise de décisions — des objectifs fondamentaux des collaborations en milieu de travail.
“Les réunions sont censées rendre les équipes plus cohésives et motivées, mais la réalité semble être tout le contraire,” note un consultant en efficacité d’entreprise. “Ce que nous observons, c’est que ces sessions se terminent souvent sans aucune décision claire, laissant les employés confus quant au statut de leurs projets et aux prochaines étapes.”
L’enquête a également révélé que 76 % des employés se sentent épuisés après une journée remplie de réunions, ce qui empiète également sur leur propre temps, les poussant à travailler plus d’heures que prévu. La situation a poussé un nombre significatif de travailleurs à plaider pour une réduction de la fréquence des réunions, suggérant que cela pourrait améliorer notablement leur productivité.
Solutions innovantes de la part des entreprises leaders
En réponse à l’épidémie de réunions, plusieurs entreprises sont pionnières dans les méthodes pour réduire les réunions inutiles. Par exemple, Shopify a mis en œuvre des changements radicaux en annulant toutes les réunions récurrentes impliquant plus de deux personnes et en introduisant les “mercredis sans réunion”.
En juillet 2023, Shopify a pris une mesure supplémentaire en introduisant un calculateur de coûts de réunions. Cet outil estime le coût financier des réunions en considérant des facteurs tels que les données salariales, la durée de la réunion, et le nombre de participants, visant à décourager les rassemblements superflus. “Il s’agit de faire réfléchir les gens à deux fois avant de planifier une réunion. Si cela doit coûter, disons, 1 600 $ pour une session de trente minutes, cela doit valoir l’expense et le temps,” explique Kaz Nejatian, le chef des opérations de Shopify.
Ce que les entreprises peuvent faire
Le mouvement vers des réunions moins nombreuses mais plus productives gagne du terrain. Voici quelques stratégies que les entreprises pourraient considérer:
- Définir des Objectifs Clairs: Assurez-vous que chaque réunion a un agenda spécifique avec des objectifs définis, ce qui aide à maintenir la concentration et l’efficacité.
- Limiter le Temps de Réunion: Adopter des fenêtres de réunion plus courtes, typiquement de 15 à 30 minutes, peut forcer les discussions à être plus concises et pointues.
- Emphasiser le Travail Asynchrone: Encourager les employés à collaborer de manière asynchrone via des documents partagés ou des tableaux peut réduire le besoin de réunions en temps réel.
Ces changements ne concernent pas seulement la réduction des coûts mais l’amélioration de l’équilibre travail-vie personnelle et de la satisfaction des employés. À mesure que de plus en plus d’entreprises expérimentent ces stratégies, la culture traditionnelle des réunions en milieu de travail est prête pour une révision significative, promettant un avenir où les réunions sont rares mais substantiellement plus efficaces.